تعامل روابط عمومی با معماری اطلاعات

همانطور که می دانیم معماری اطلاعات روش،وسیله یا متدی است برای برنامه ریزی توسعه کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانها و به عبارت دیگر چارچوبی است برای یکپارچه سازی منابع سازمان در بستر فناوری اطلاعات. روابط عمومی های الکترونیک به عنوان واحدهای ارتباطی – اطلاعاتی سازمان ها می توانند نقش مهمی را در بهینه سازی تاثیرات معماری اطلاعات در سازمان داشته باشند چرا که در سازمان هایی که جایگاه و نقش روابط عمومی به طرز مناسبی شناخته و تعیین شده است روابط عمومی به عنوان سلولی تراوا در بدنه سازمان کار ورود اطلاعات به سازمان و همچنین خروج اطلاعات از سازمان را انجام می دهد این نقش با بحث توزیع اطلاعات جلوه کامل تری به فعالیت روابط عمومی ها می دهد. در تعریفی کلی معماری را ترکیبی از علم، هنر و تجربه که در رشتههایی نظیر ساختمان دارای قدمتی چند هزار ساله است معرفی می کنند. معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک یعنی ارائه توصیفی فنی از یک سیستم همه جانبه نگر و آینده نگر روابط عمومی (با توجه به تعریف سیستم) که نشان دهندة ساختار اجزاء آن، ارتباط بین اجزا (که شامل سخت افزارها، نرم افزارها و نیروی انسانی باشد) و اصول و قواعد حاکم بر طراحی و تکامل آنها در گذر زمان است.

اساس معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک این است که رویکرد معماری را در برنامه ریزی و توسعه فناوری اطلاعات در واحد روابط عمومی سازمان های دولتی و خصوصی بکار می گیرد نگرش معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک در ابتدا بر توسعه زیرساختی، آموزش و فرهنگ سازی، راهیردهای کوتاه مدت و راهبردهای طولانی مدت تاکید می ورزد. اساس معماری اطلاعات این است که رویکرد معماری را (که سالها در سایر رشته های مهندسی بکار رفته است) در برنامه ریزی و توسعه فناوری اطلاعات در یک سازمان یا دولت بکار گیرد . برنامه ریزی معماری اطلاعات در یک سازمان یا دولت (محلی یا ملی)در سه مرحله عمده انجام می شود :

1. تدوین معماری موجود (وضعیت موجود سازمان از نظر فناوری اطلاعات را بررسی می کند)

2. تدوین معماری مطلوب (وضعیت مطلوب سازمان از نظر فناوری اطلاعات را تعیین می کند)

3. تدوین برنامه گذار از وضع موجود به وضع مطلوب (با توجه به امکانات ، منابع و محدودیتها). و تعریف معماری اطلاعات نیز در روابط عمومی عبارتست از: ارایه چارچوبی یکپارچه برای تعریف،‌ استنتاج و یا نگهداشت فناوری اطلاعات موجود و نیازمندی‌های فناوری اطلاعات جدید برای دسترسی به اهداف استراتژیک روابط عمومی در امر اطلاع رسانی و بهبود ارتباطات سازمانی".

بنابرای لازم و ضروریست تا روابط عمومی ها نگاهی جدی به معماری اطلاعات داشته باشند و مخصوصا حال که در جهت دیجیتالی شدن قدم بر می دارند باید شرایط و معماری آن را فرا بگیرند و بکار ببندند.